L'avantage du PIM est sa capacité à centraliser la gestion dans une seule copie maîtresse et à la synchroniser ensuite dans les applications qui utilisent les mêmes données.
Son application permet de résoudre les problèmes liés à la pluralité des systèmes de données qui travaillent avec des données similaires et qui assurent leur propre gestion des données.
Voici les principales clés de réussite d’un projet PIM :
Une approche progressive est généralement recommandée. Tant pour faire approuver le budget que pour simplifier le travail et augmenter la probabilité que tout se passe comme prévu.
Une approche réaliste consiste à déterminer ce dont vous avez besoin dans l’immédiat et quels objectifs sont hors de votre portée. C'est ainsi que vous déterminez le cadre d'action, tout en établissant des critères de référence clairs pour les projets futurs.
Dans les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), par exemple, il est courant de se concentrer dans un premier temps sur une seule catégorie de produits ou de clients. De manière générale, ce choix répondra aux besoins les plus urgents.
Une fois l'entité ou la catégorie identifiée, le modèle, les attributs et les hiérarchies doivent être établis, conformément aux règles de gestion. Il en va de même pour les flux de processus et les autorisations des utilisateurs. En outre, le responsable de la tenue des registres sera désigné.
D'un point de vue technique, un projet PIM typique comprendra les phases suivantes :
• Accès aux données : identification des sources à inclure dans le projet.
• Découverte et collecte de données.
• Transformation, tant à l'entrée qu'à la sortie.
• Détection des erreurs : consolidation, recherche de cohérence, d'exhaustivité, de doublons, etc.
• Nettoyage des données : enrichissement, règles de validation et autres initiatives en matière de qualité des données.
• Cohérence : synchroniser les données de base pour les applications et les bases de données.
Il est essentiel de disposer des ressources humaines nécessaires, nous parlons notamment des techniciens compétents et des personnes de l'entreprise qui connaissent bien le projet, et qui le maîtrise dans sa globalité. Ces deux profils sont essentiels au succès de l'entreprise, car ce type de projet nécessite une mise en œuvre technique ad hoc qui bénéficie de l'appui de la haute direction.
Sans les ressources humaines adéquates, un projet PIM peut être mort dans l’oeuf.
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Si la définition du projet et les phases décrites ci-dessus sont essentielles à la réussite d'un projet PIM, les mesures prises pour mettre en œuvre la gestion du changement ne sont pas moins importantes.
Parmi elles, il faudra mettre en place des processus, des descriptions de poste, fixer des objectifs de performance, surmonter les résistances et déterminer de nouvelles politiques et responsabilités vis-à-vis des données.
En effet, la mise en œuvre d'un projet PIM va au-delà de la simple technologie. Il s'agit d'un projet technologique à part entière. Alors quand il s'agit de le planifier et de le réaliser, il est essentiel de répondre à certaines exigences. En bref, il s'agit de prendre soin des processus du début à la fin, en évitant de se concentrer uniquement sur la technologie.
Les personnes qui composent les parties prenantes, les politiques de l'entreprise et les technologies ont leur rôle à jouer dans la mise en place d’un projet PIM.
Au niveau technologique, les organisations doivent définir leur stratégie de gestion en tenant compte de la politique de l'entreprise, en englobant le concept d'intégration des données et en cherchant à répondre aux besoins de migration, de réplication et de synchronisation. Il n'est pas surprenant qu'une initiative de ce type englobe une myriade d'aspects : de la gestion des métadonnées au contrôle de la qualité, à la consolidation ou au regroupement des données relatives aux catégories visées.
C'est pourquoi une mise en œuvre partielle est conseillée, soit au niveau départemental, soit au niveau interdépartemental. Bien que l'entreprise soit un ensemble qui nécessite des solutions globales, l'expérience montre qu'une amélioration progressive, qui élargit son champ d'action, sera toujours plus efficace.
Enfin, toutes les initiatives finissent par converger vers un même but, l'amélioration de l'atout le plus précieux d'une entreprise : l'information dans ses systèmes opérationnels et analytiques.
Sans règles technologiques et commerciales efficaces pour le traitement des données, les entreprises ne peuvent pas atteindre leur plein potentiel de profit. En ce sens, la mise en œuvre d'un projet PIM est une aide précieuse qui répond à des besoins restés sans réponse.
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